Regelmatig krijgen wij verzoeken voor het plaatsen van beleid/nadere regels/visies etc. op onze website. Zoals bijvoorbeeld de woonvisie of het subsidiebeleid. Nu zijn er twee redenen waarom we dit (liever) niet plaatsen:
dit soort info staat vaak in een pdf (deze is niet standaard toegankelijk)
een informatiestuk van heel veel pagina’s is in onze ogen niet relevant voor de gemiddelde inwoner en in strijd met het toptakenprincipe
Wat we nu vaak doen is de pdf op overheid.nl laten plaatsen met een concrete samenvatting op de website en link naar het document. Bijvoorbeeld de woonvisie: op onze website is de belangrijkste info te vinden, namelijk hoeveel huizen er de komende jaren per kern bijkomen. De link voor de hele visie staat er dan bij en gaat naar overheid.nl.
Maar toch zijn er veel collega’s/bestuurders die het hier niet mee-eens zijn. Zij willen het stuk als pdf op onze website.
Hoe gaan jullie om met het plaatsen van dit soort documenten?
je beschrijft een herkenbaar fenomeen. Bestuur of beleidsmedewerkers willen graag rapporten en lijvige (pdf)documenten op de website laten zetten.
Jullie aanpak lijkt mij voorbeeldig: samenvatting maken en verwijzing naar een andere bron.
Bij Barneveld verwijzen wij in de regel naar de externe bron (dat is vaak Overheid.nl of het raadsinformatiesysteem, bij ons: ibabs, wat vol pdfs staat). We proberen wel de inhoud op hoofdlijnen online te zetten. Zie bijvoorbeeld Omgevingsvisie Barneveld 2040 | Gemeente Barneveld
In de communicatievisie is vastgelegd dat we geen ontoegankelijke pdf’s op de gemeentesite plaatsen, dus in principe doen we dat dus gewoon niet. Alleen linkjes naar andere bronnen dus. Met het aanbod samenvatting te plaatsen, of er een nieuwtje van te maken.
Maar al met al blijft het lastig. Er zijn collega’s die graag (blijven) ‘zenden’ via de website.
Helemaal eens met Betty, Informatie die al online beschikbaar is (bijvoorbeeld via overheid.nl) hoef je niet nogmaals te ontsluiten via een apart document. Bovendien zijn de publicaties op overheid.nl altijd gelabeld met een geldigheidsdatum. De lezer weet dan ook dat het gaat om een rechtsgeldig document.