De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is in werking getreden. Vanaf 1 januari 2024 geldt een zorgplicht voor alle overheidsorganisaties. Dat betekent dat overheden beleid moeten maken over deze zorgplicht. Dat kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van de visie op dienstverlening. Ondersteuning kan bestaan uit bijvoorbeeld het verschaffen van digitale informatie via een website of app. Gedacht kan worden aan informatie over te doorlopen stappen of bij te voegen stukken bij het invullen van een formulier, het aanvragen van een toeslag of het maken van bezwaar.
Omdat dit nog een flinke opgave kan zijn, willen we de kennissessie van dinsdag 19 december hieraan besteden. Je kunt aansluiten om 15.30 uur via deze Teamslink.
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is per 1 januari in werking getreden. Deze wet geeft aan dat iedere inwoner en ondernemer recht heeft op digitale indiening van formele berichten naar de overheid. Dit kan via de website of via bijvoorbeeld Facebook of Whatsapp zijn. De Wmebv is niet nieuw, al sinds 2017 wordt digitaal indienen van formele berichten naar de gemeente belangrijker, maar per 1 juli 2024 moet de wet geĂŻmplementeerd zijn bij alle overheden.
Formele berichten voortaan online versturen
Dat betekent dat voor alle formele berichten een kanaal ingericht moet zijn waar inwoners en ondernemers iets kunnen regelen met de gemeente. Wat is een formeel bericht? Hierbij gaat het om alle aanvragen, meldingen, klachten, bezwaar, beroep, enz. die je bij de gemeente kunt doen. Denk daarbij aan alle productpaginaâs op je website.
Zorgplicht
Per 1 januari 2024 gaat hiervoor ook een zorgplicht in. Je bent verplicht om te zorgen voor passende hulp aan mensen die minder digitaal vaardig zijn. Het gaat om:
informatie en voorlichting via een website, app of huis-aan-huis-blad
openbare internetmogelijkheid zoals die door veel bibliotheken wordt aangeboden
het faciliteren van machtiging
ondersteuning door maatwerk, bijvoorbeeld via digitale chat of hulp aan de telefoon of aan de balie.
Ondersteuning via Informatiepunten Digitale Overheid. Dit zijn fysieke punten in bibliotheken waar mensen achter een computer (eventueel met hulp) een formeel bericht kunnen indienen aan de gemeente.
De dienstverlening moet niet alleen inclusief zijn, maar ook volledig digitaal toegankelijk, zowel de website als de e-formulieren en de mijn-omgevingen.
Wat moet de gemeente doen met een bericht vóór ontvangst
De gemeente moet een aanvraag elektronisch kunnen ontvangen (dit doe je via het bouwen van een e-formulier).
De gemeente moet de wijze van aanleveren bekendmaken (aanwijsbesluit op de officiële manier: voor welk formeel verkeer kun je hoe iets indienen). Doe je geen aanwijsbesluit? Dan moet je alle binnengekomen aanvragen als officieel in behandeling nemen. In het aanwijsbesluit kun je afbakenen welke formele berichten je wel en niet in behandeling neemt. Maak je een nieuw formulier? Maak dat dan dus bekend dat dat er is.
Wat moet de gemeente doen met een bericht na ontvangst
De gemeente stuurt een (automatische) ontvangstbevestiging naar de aanvrager.
De gemeente zorgt voor het eventueel doorgeleiden van het bericht (bij ontvangst op verkeerde afdeling) of stuurt een afwijzing naar de aanvrager.
Terugtonen (ergens moet beschikbaar zijn wat de aanvrager heeft gestuurd, wanneer het verstuurd is, aan wie, enz.). Hierbij moet je denken aan het downloaden van een samenvatting aan het eind van een online formulier.
Bewijzen (de gemeente moet alle communicatie bewaren, bij onduidelijkheid ligt de bewijslast ligt bij de overheid). Daarom is het verstandig om voor zo veel mogelijk onderwerpen die onder de Wmebv vallen een e-formulier te laten maken waarin dit goed geregeld wordt.
Nazorg uitgaande formele berichten
De gemeente moet bij de uitgaande formele berichten altijd duidelijk aangeven waar het bericht over gaat, wie de afzender is en wat de reactietermijn is.
Bij een bounce (foutmelding omdat een verkeerd e-mailadres is ingevuld) moet de gemeente de afzender traceren en het bericht eventueel opnieuw verzenden.
De gemeente moet kunnen bewijzen dat dit op de juiste manier verlopen is.
E-formulieren Wmebv
Officieel moeten voor alle producten die op de UPL-lijst staan formulieren ingeregeld worden volgens de Wmebv. Enkele tips:
De ingangsdatum van de Wmebv is verzet naar 1 januari 2025. Dat geeft lucht en ruimte om je dienstverlening aan te passen aan de vereisten van deze wet.
Deze tips en tricks kunnen we je meegeven. Heb jij best practices waarmee je je collegaâs wilt inspireren?
Gebruik de ondersteuningsmiddelen die de VNG heeft ontwikkeld. Hier zitten veel tips & tricks in en er worden slimme formulieren ontwikkeld die je straks kan hergebruiken op je eigen website.
Inventariseer je huidige situatie zodat je een goed in beeld hebt van waar je nu staat en wat je nog te doen staat.
Bepaal op basis van je huidige situatie een haalbare ambitie voor 1 januari 2025 en verdere doorontwikkeling. De Wmebv biedt hele mooie kansen voor een verdere digitalisering van je dienstverlening.
Begin met de minimale variant. Op alle formulieren die je nu al gebruikt op je website kun je een ontvangstbevestiging inrichten en communicatie over de aanvraag kun je inrichten in je zaaksysteem.
Wist je dat de ook kansen biedt om van papieren communicatie (brieven) richting inwoners/ondernemers af te stappen, mits de inwoner/ondernemer hiervoor een âopt-inâ geeft? Overheden besteden jaarlijks heel veel geld aan papieren communicatie, met name omdat ook in de wet is vastgelegd dat beschikkingen via papier verzonden moeten worden aan inwoners/ondernemers. Door dit op te nemen in je strategie, kun je dus enerzijds inwoners/ondernemers een keuze geven hoe zij willen communiceren over bepaalde onderwerpen (papier of digitaal). Kiezen ze voor digitaal dan betekent dit in de regel dus een kostenbesparing.
De VNG heeft een nieuwe hulpgids gepubliceerd die gemeenten helpt bij de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze gids beschrijft waar gemeenten aan moeten voldoen om Wmebv-proof te zijn. Daarnaast biedt het handvatten en best practices.
De VNG houdt op donderdag 26 september een verdiepingssessie Wmebv over de zorgplicht. De zorgplicht verplicht overheidsorganisaties om beleid te voeren op het bieden van passende ondersteuning bij het verkeer (de contacten) met burgers en bedrijven.
Veel gemeenten worstelen om passend beleid voor de zorgplicht te maken. Tijdens de verdiepinsessie gaan we samen met vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties in gesprek over huidige knelpunten en behoeften van burgers. Ook staan we samen met een aantal onderzoekers en wetenschappers stil bij relevante inzichten uit recente onderzoeken en gaan we met collegaâs in op een aantal inspirerende voorbeelden. Ook halen we input op bij gemeenten. Meld je aan
Bij de gemeenten Bloemendaal en Heemstede hebben we de inventarisatie gedaan (wat is bestuurlijk verkeer, hebben wij dit, wie gaat hierover en welk kanaal hoort hierbij). We zijn nu bezig om daadwerkelijk kanalen aan te wijzen en, waar we kunnen, ook te optimaliseren. Deze enorme lijst willen we ook ergens gaan bijhouden. Nu zat ik te kijken in de backend van Typo3 of hier ergens een optie aanwezig is die we kunnen aanvinken als iets bestuurlijk verkeer is. Bijvoorbeeld bij de tab Samenwerkende catalogi of bij de tab Redactioneel? Op die manier zouden we inzichtelijk kunnen krijgen of het bestuurlijk verkeer is en welk kanaal we daarvoor hebben aangewezen. Zijn jullie daar bij Open gemeenten mee bezig?
Je kunt gebruik maken van het redactioneel tabblad.
Daar staan onderwerpen onderaan en die lijst met onderwerpen kun je zelf uitbreiden.
Als je via de module âLijstâ naar de pagina âRedactioneelâ gaat, zie je daar al een aantal bestaande onderwerpen. Deze kun je uitbreiden met een nieuw onderwerp. Het nieuwe onderwerp verschijnt vervolgens in het redactionele tabblad dat je terugvindt onder de eigenschappen van een pagina. Daar kun je een van deze onderwerpen selecteren.
Later kun je via de export naar Excel een compleet overzicht maken van alle paginaâs die gekoppeld zijn aan een specifiek onderwerp.
In de toekomst willen we mogelijk meer functionaliteit toevoegen aan het redactionele tabblad en dit ook toegankelijk maken binnen het CMS. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch genereren van overzichten op basis van de beschikbare onderwerpen. Als hier interesse voor is, kan dit worden meegenomen op de roadmap voor 2026/2027.
Dankjewel Ben! De uitleg over het redactioneel tabblad is helemaal duidelijk. Het is mij alleen nog niet helemaal duidelijk wat je precies kan met het mapje âRedactioneelâ. Kan ik hier bijvoorbeeld een knop âstallenâ die ik vervolgens als record kan invoegen op verschillende paginaâs? Zodat als de link onder de knop aangepast wordt, dit direct op alle plekken gebeurt waar het record terugkomt.
Excuses als mijn vraag niet hier onder dit topic thuishoort, indien nodig kan ik een topic aanmaken.
Het map âRedactioneelâ bevat alleen de labels die te gebruiken zijn in het redactioneel tabblad. Je kunt met die labels een pagina âtaggenâ met deze informatie. Hierdoor maak je het mogelijk om een overzicht te krijgen van paginaâs die getagged zijn met dat specifieke label. In het geval van Nancy zocht zij een methode om paginaâs te kenmerken als het om âbestuurlijk verkeerâ gaat. Dat kan je dan ook op deze wijze doen.
Wat jij bedoelt is inderdaad een ander topic. Dat gaat over het centraal beheren van content. Dat onderwerp verdient wel een eigen topic
Gebruik de ondersteuningsmiddelen die de VNG heeft ontwikkeld. Hier zitten veel tips & tricks in en er worden slimme formulieren ontwikkeld die je straks kan hergebruiken op je eigen website.
