E-formulieren: met welke pakket werkt jouw organisatie?

De gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de ondersteunende organisatie Meerinzicht zijn een aantal jaren geleden overgestapt van SIM naar de toolkit van LostLemon voor het maken van digitale formulieren. LostLemon is nu overgenomen door Xxllnc. Over de toolkit van LostLemon zijn we niet super tevreden. Wat Xxllnc aan verbeteringen gaat brengen is nog niet duidelijk. Daarom zijn we nieuwsgierig welk pakket jullie gebruiken en wat jullie ervaringen zijn!

1 like

Beste Marlies, wij zijn vanaf januari juist overgestapt van LostLemon naar SIM. Over Lostlemon waren wij niet te spreken. Maar als ik heel eerlijk ben heb ik bij SIM ook mijn twijfels. Hoop beloftes gedaan en een mooie beeld gecreeerd. Het voordeel van Lostlemon is wanneer je met HTML weet om te gaan dat je mooie “intelligente” formulieren kan bouwen. Bij SIM is het allemaal vrij simpel en ben je afhankelijk van wat zij bouwen.

Wij zitten in Katwijk in een enigszins vergelijkbare situatie. Wij maken ook gebruik van de e-formulieren van Lost Lemon én die van Djuma, ons zaaksysteem. En nog een paar e-diensten van Centric. En Fixi. Het is een zooitje geworden en we gaan dit jaar eens kijken welke nu echt de beste zijn. Daarom ben in ook benieuwd naar de antwoorden hier.

Wij (Soest) hebben bijna alle formulieren van Lost Lemon overgezet naar ons Zaakysteem (zaaksysteem.nl van XXllnc). Eind maart stopt ons contract met Lost Lemon, dus dan moet alles over zijn. En ediensten van Burgerzaken lopen via Centric. Wij zijn daarnaast nog wel op zoek naar een formulierenmodule die we naast het zaaksysteem kunnen gebruiken. Voor aanmelden, kleine verzoeken of registraties willen we niet meer het e-mailadres communiceren, maar is een zaaksysteemformulier ook niet geschikt. Wij zijn ook erg benieuwd hoe jullie daarmee omgaan en welk systeem/module jullie daarvoor gebruiken.

Wij (gemeente Nieuwegein), maakten gebruik van Illiniox, volgens mij al weer een andere naam. Deze beviel ons ook niet en wij zitten nu in een traject voor een nieuw programma. Wij hebben er drie uitgenodigd, waaronder Illiniox, WIND Internet en Open Formulieren. Wij zijn heel erg gecharmeerd van Open Formulieren. Voor ons burgerzakenformulieren gebruiken wij E-burgerzaken van Pink Roccade. We gebruiken nu ook nog voor hele simpele formulieren Formdesk.

Wij hebben vorig jaar ook Open formulieren uitgenodigd. Daar was ik ook erg gecharmeerd van. Maar omdat SIM een PIP aanbood heeft dat de doorslag gegeven bij deze meeste van onze werkgroep. Persoonlijk vind ik dat wel jammer.

Hi Linda, wat bedoel je precies met “en ben je afhankelijk van wat zij bouwen”. Je kunt toch je eigen formulieren bouwen met dit systeem. Of kun je alleen formulieren uit een bibliotheek gebruiken?

Voor eenvoudige formulieren waar geen authenticatie bij nodig is en die niet in een zaaksysteem binnen hoeven te komen, kun je TYPO3 formulieren gebruiken. Ik heb een voorbeeld toegevoegd van gemeente Veenendaal voor het aanmelden voor een boomspiegelfeestje: Veenendaal doet mee aan duurzame initiatieven | Duurzaam Veenendaal
en een voorbeeld van het aanvragen van een geveltuin in Deventer: Formulier melden geveltuin
Laat het ons weten als je meer wilt weten over de werking van deze eenvoudige formulieren in TYPO3.

Bij de gemeente Schouwen-Duiveland hebben we alle formulieren in ons Zaakysteem (zaaksysteem.nl van XXllnc) staan. Voor eenvoudige formulieren (zoals aanmeldingen ed.), die we niet in het Zaaksysteem willen zetten, gebruiken we Microsoft Forms.

@Micheline Sim werkt met bouwstenen. Dit zijn vaste invoervelden en stappen (1 stap is een volgende pagina). Aan de hand daarvan kan je zelf het formulier opbouwen. Maar dit is allemaal vrij simpel. Bijvoorbeeld bij een aftakking van een vraag ja/nee kan je niet kiezen of je de ene vervolgvraag wilt laten zien of de andere. Hier moet je weer een volgende stap nemen. Ik vind dat niet bepaald gebruikersvriendelijk, want je wilt niet dat iemand 10 stappen in een formulier moet nemen. Dus je moet heel erg nadenken hoe je je formulier opbouwt.

Dank je voor je antwoord @linda.prins!

In Zeist zijn we nu bezig om een groot aantal formulieren over te zetten van LostLemon naar het zaaksysteem (Xxllnc). Voor eenvoudige formulieren gaan we Survalyzer (eigenlijk enquête-tool) gebruiken. Daarnaast hebben we de e-diensten van Centric.
Voor een aantal formulieren hebben we nu geen goed alternatief, zoals de beslisbomen (hebben we nu tijdelijk gebouwd in het CMS) of aanmeldformulieren. Microsoft Forms mogen we van de afdeling IV niet gebruiken i.v.m. de AVG. Ik ben wel gecharmeerd van de formulieren via TYPO3, dus daar gaan we intern naar kijken.

De beslisbomen kun je binnenkort ook echt goed in TYPO3 gaan maken : )

1 like

Ik heb een vraag hierover. ‘Vroeger’ was altijd de redenering om geen TYPO3-formulieren te gebruiken omdat er dan persoonsgegevens terecht komen in het CMS. Is het standpunt veranderd of worden de ingevulde formulieren elders opgevangen?

Wij gebruiken Zaaksysteem voor formulieren en eventueel Enalyzer voor de wat kleinere simpelere (incidentele) formulieren.

Klopt Wietse, er worden nog steeds geen gegevens opgeslagen. De gegevens die via een formulier ingevuld worden, worden verstuurd naar een andere locatie (bijvoorbeeld een zaaksysteem).

Nice!

Voor iedereen die geinteresseerd is in de toepassing en werking van TYPO3 formulieren: dinsdag 26 maart om 15.30 uur laten we het een en ander zijn tijdens de kennissessie.
Sluit aan via Teams op dinsdag 26 maart om 15.30 uur.

1 like

Geldt dat voor elk zaaksysteem? Bijvoorbeeld Mozard?

Een koppeling met een zaaksysteem bestaat niet out of the box. Daarvoor moeten we dan wat onderzoek doen, zodat we een offerte kunnen maken.
De TYPO3 formulieren kun je alleen gebruiken voor eenvoudige formulieren, waar geen afhankelijkheden in zitten en geen authenticatie voor nodig is.

1 like

Hoi Marie, wij neigen ook naar Formdesk voor het maken van simpele formulieren. Hoe bevalt dit bij jullie? Misschien kunnen jullie ons hier wat meer informatie over geven? Zou heel fijn zijn! Mijn e-mailadres is: j.lancee@soest.nl. Alvast bedankt!