Wij werken met OpenGemeenten aan een nieuwe website voor gemeente Nissewaard. Een van onze deelprojecten is het opstellen van een contentwijzer voor de nieuwe website. Ook willen we naast onze schrijfwijzer een aantal richtlijnen opstellen. Zo ook voor het communiceren van e-mailadressen.
Omdat wij intern nog niet volledig onze kanaalsturing hebben uitgewerkt en er nog geen (extern) e-mailbeleid is opgesteld, ben ik op zoek naar input.
Hoe gaan jullie om met het communiceren van mailadressen op de website? Communiceren jullie uitsluitend het algemene mailadres van de gemeente of worden er ook aparte mailboxen (zoals parkeerbeheer@nissewaard.nl, duurzaamheid@nissewaard.nl etc.) gebruikt? En welke afspraken over de inrichting hebben jullie gemaakt? Gebruik je altijd een contactformulier op de website of plaats je het mailadres als (link)teks?
Mocht je een (beleids)plan hebben en die met ons willen delen, heel graag! Benieuwd naar jullie input.
Wij delen niet alleen het algemene mailadres van onze gemeente. Als het gaat om een specifiek onderwerp, zoals omgevingsloket, dan delen we het directe mailadres (omgevingsloket@heemskerk.nl). We gebruiken géén contactformulier. Je wil natuurlijk wel een wildgroei aan mailadressen per onderwerp voorkomen. Ik weet dat ze bij ons aan het inventariseren zijn hoeveel van dit soort adressen we hebben. Voor nu werkt het het snelst om de direct adressen te laten staan. Soms zelf persoonlijke.
@Mike Ik heb geen voorbeeldbeleid. Maar wel drie punten ter overweging:
De beveiliging van de informatie die via e-mail of een contactformulier wordt verzonden aan de gemeente. Ga hierover het gesprek aan met jullie CISO en vraag deze collega wat de richtlijnen zijn.
Welke keuzes heeft de gemeente gemaakt voor de afhandeling. Wil men monitoren hoeveel vragen of verzoeken binnenkomen en hoe lang het duurt voor deze beantwoord worden? Dan is een formulier dat uitkomt in een zaaksysteem een goede oplossing.
Persoonlijke e-mailadressen kun je zien als dynamische content. Als een collega langdurig ziek of afwezig is of een andere baan krijgt, moet het e-mailadres aangepast worden. Met een algemenere mailbox voorkom je dat je content verouderd is.
Nog even ter aanvulling op punt 3. Algemene e-mailboxen kunnen ook een punt van zorg zijn binnen een gemeente. Wie kunnen er bij en is de ‘bekijk’ frequentie van deze specifieke mailbox gewaarborgd?
Een formulier - al dan niet naar een zaaksysteem - of een mail naar bijvoorbeeld het algemene e-mailadres van de gemeente, waarvan je zeker weet dat die wel bekeken wordt.