Wij hebben de vraag gekregen om een omgevingsplan op de website te publiceren. Dit betekent dat het document toegankelijk gemaakt moet worden. Omdat we het aantal PDF’s op de website het liefst zo beperkt mogelijk houden, ben ik benieuwd of er al goede alternatieven zijn voor het publiceren van dit soort documenten.
Ik heb de topics al doorgenomen en daar staat veel nuttige informatie in. Zo las ik ook dat Nissewaard in 2024 bezig was met de PVA voor PDF’s. Ben wel nieuwsgierig hoe het hier mee staat.
Ook ben ik benieuwd of er gemeenten zijn die het maken van toegankelijke PDF’s uitbesteden.
Stellen jullie daarbij specifieke eisen aan de bureaus die dit doen? Of verwijzen jullie alleen naar de WCAG-richtlijnen zonder aanvullende specificaties?
Verder hoor ik graag hoe jullie controleren of een PDF daadwerkelijk toegankelijk is. Gebruiken jullie hiervoor bepaalde tools (zoals PAC 3 of WAVE), of hanteren jullie andere werkwijzen?
Tot slot: waar ligt bij jullie de verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid?
Ik hoor graag hoe jullie dit aanpakken en of jullie tips hebben om dit proces zo goed mogelijk in te richten!
Goede vragen! Er worden in gemeenteland nog veel pdf’s gemaakt, maar eigenlijk is het in veel gevallen geen optimaal medium. Wij proberen, als het kan, gewoon html te gebruiken, dus een of meerdere webpagina’s als alternatief (en een hele website als uitzondering). Omgevingsplannen wil je zover ik weet sowieso in html publiceren in het Omgevingsloket, net als de omgevingsvisie. Dit is ook landelijk zo geregeld. Dat loket staat hier: Omgevingsloket (opvolger van Ruimtelijkeplannen.nl).
We kunnen bureaus inhuren voor het opmaken én toegankelijk maken van pdf’s. Dat doen we ook. We merken dat het hierbij belangrijk is om de dialoog aan te gaan. Je bent namelijk vaak van elkaar afhankelijk: een externe bezit de technische kennis, maar is geen inhoudsdeskundige. Idealiter heb je binnen de gemeente al alles goed ingesteld, zodat je het al goed aanlevert. Denk aan koppenstructuren in Word, alternatieve teksten bij afbeeldingen, etc. Maar dan moet je intern dus wel geregeld hebben dat die kennis en verantwoordelijkheid er zijn. Dat is best uitdagend. Ik zou zeggen: het is handig om een of meer mensen in dienst te hebben die kartrekkers en kennisdragers zijn. Zij moeten weten waar ze het over hebben, kaarten de problemen aan binnen de organisatie en zorgen ervoor dat bewustzijn en kennis toenemen. (Externe) trainingen zullen ook helpen. Ook moet je in kaart brengen hoe bijvoorbeeld zo’n omgevingsplan tot stand komt en idealiter al vroeg in het proces helder hebben: volgend jaar willen we document X online publiceren, wat komt daarbij kijken? Dan kun je bijvoorbeeld ook ervoor kiezen om géén pdf te maken, of om bepaalde lastige elementen zoals infographics, complexe tabellen, etc. ofwel weg te laten ofwel op de juiste manier aan te bieden en te verwerken. Het is zonde om heel veel tijd te steken in het toegankelijk maken van een pdf, terwijl uiteindelijk blijkt dat een andere communicatievorm geschikter is. Je moet dan wel helder krijgen welke persoon tijdig kan ‘ingrijpen’ als er een nieuw project wordt gestart. Aangezien digitale toegankelijkheid vrijwel overal geldt, betekent dit dat de hele organisatie mee moet. Het zal bij veel gemeenten gepaard gaan met het hervormen van de organisatie en werkcultuur. Handig als daarbij steun is van management, beleid etc.
Wij testen inderdaad met tools als PAC, een screenreader en ook door bijvoorbeeld de tags/code van de PDF zelf door te lopen.
Het ontwerpen van een pdf begint, zoals Alex zei, met de juiste semantische structuur in Word of InDesign maak ik pdf documenten by design toegankelijk. Onlangs heb ik op de WordCampNL in Madurodam een workshop gegeven. Ik ben bereid om deze workshop nogmaals te geven (gratis als webinar) en tegen reiskosten op lokatie.
Ik kan jullie dan, wellicht ook handig voor contenteditors.
Hoor graag wie geinteresseerd is in een van de 2 opties.
Beste @Alex en @formsarchitect bedankt voor jullie reactie. @formsarchitect ik zal binnenkort even contact met je zoeken. Wie weet kan je iets voor ons betekenen!